Saber cómo migrar de Excel a un GMAO sin perder información es, sobre todo, un trabajo de preparación de datos: la importación en sí dura minutos, pero limpiar y ordenar la hoja puede llevar días. Esta guía te explica cómo estructurar la jerarquía de activos, codificar los equipos, decidir qué históricos llevarte y validar el resultado. Si aún dudas de si ha llegado el momento, lee antes GMAO vs Excel: cuándo dar el salto.
Las 5 etapas de una migración ordenada
Auditar
Qué datos tienes y en qué estadoLimpiar
Duplicados, vacíos y formatosEstructurar
Jerarquía y códigosImportar
Primero un lote de pruebaValidar
Compara origen y destinoDefine la jerarquía de activos antes de importar
La jerarquía decide cómo se agrupan costes, historial y órdenes. Cada equipo cuelga de un padre: la planta contiene áreas, las áreas líneas, las líneas equipos y los equipos componentes. Con la gestión de activos de Oxmaint puedes organizar los equipos en una estructura padre-hijo y localizarlos con códigos QR desde el móvil.
Reglas prácticas
- Entre 3 y 5 niveles suelen bastar; más complica la búsqueda.
- Un equipo tiene un único padre.
- Los componentes solo si vas a hacer mantenimiento o pedir repuestos por componente.
- Usa la misma estructura en todas las plantas.
Codifica los equipos con un formato fijo
Un buen código es único, corto y no cambia aunque el equipo cambie de sitio. Un ejemplo de estructura:
Es un ejemplo: adapta los segmentos a tu empresa y conserva el código antiguo en otra columna para poder buscar por ambos.
Problemas típicos del Excel y cómo arreglarlos
| Problema | Cómo suele aparecer | Cómo dejarlo |
|---|---|---|
| Códigos repetidos o sin código | «Bomba 1», «bomba1», «Bomba nº1» | Un código único por equipo, con un formato fijo. |
| Ubicación escrita a mano | «Nave 2», «nave2», «N-2» | Una lista cerrada de ubicaciones, igual en todas las filas. |
| Varios datos en una celda | «Siemens 1LA7 – 5,5 kW – 2015» | Una columna por dato: fabricante, modelo, potencia, año. |
| Celdas combinadas y filas de título | Títulos y totales entre los datos | Una fila de encabezado y una fila por equipo, sin combinar. |
| Fechas en texto | «marzo 2023», «15.3.23» | Formato de fecha único, por ejemplo AAAA-MM-DD. |
| Equipos dados de baja mezclados | Máquinas retiradas en la misma hoja | Una columna de estado o una hoja aparte para los inactivos. |
Mapea tus columnas con los campos del GMAO
Antes de importar, relaciona cada columna de tu hoja con un campo del GMAO y marca cuáles son obligatorios. Los nombres exactos dependen de la plantilla de importación de tu herramienta; esta tabla es una guía de partida.
| Columna de tu Excel | Campo del GMAO | Importancia | |
|---|---|---|---|
| Código | → | Código del activo | Sí |
| Nombre | → | Nombre del equipo | Sí |
| Ubicación / Planta | → | Ubicación o equipo padre | Sí |
| Tipo / Categoría | → | Categoría del activo | Recomendado |
| Fabricante y modelo | → | Datos técnicos | Recomendado |
| Nº de serie | → | Número de serie | Opcional |
| Fecha de instalación | → | Fecha de alta | Opcional |
| Criticidad | → | Criticidad (alta, media, baja) | Recomendado |
| Estado | → | Activo / inactivo | Recomendado |
Qué históricos migrar y cuáles dejar fuera
✓ Migra
- Equipos y su jerarquía
- Planes preventivos vigentes y su frecuencia
- Fecha del último mantenimiento de cada equipo
- Averías importantes de los últimos 1–2 años
- Documentos clave: manuales y fichas técnicas
- Repuestos críticos y su stock mínimo
✕ Deja como archivo
- Notas sueltas sin fecha ni equipo
- Equipos retirados hace años
- Históricos incompletos que confunden los informes
- Hojas duplicadas y versiones antiguas
Con los planes vigentes cargados, apóyate en la guía de plan de mantenimiento preventivo. Si quieres integrar la migración en un proyecto completo, consulta el plan de implantación en 90 días.
Importa un lote de prueba y valida
No importes todo de golpe. Sube primero 10–20 equipos, revisa el resultado, corrige la plantilla y repite con el resto. Después, comprueba:
- El número de equipos importados coincide con el de tu hoja.
- Cada equipo está en su ubicación y bajo su padre correcto.
- No hay códigos duplicados ni campos obligatorios vacíos.
- Abres 10 equipos al azar y comparas todos los datos con el original.
- Un técnico encuentra un equipo por código y desde el móvil.
- Guardas una copia del Excel original, sin modificar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar directamente mi Excel actual?
¿Cuántos activos debo migrar al principio?
¿Hace falta migrar todo el historial?
¿Qué pasa si mi Excel tiene códigos distintos de los de la planta?
¿Puedo seguir usando el Excel después de migrar?
¿Cómo sé si la migración salió bien?
Crea tu cuenta y haz una prueba con 10–20 equipos de tu Excel.