Un pliego de prescripciones técnicas (PPT) para la licitación de un software GMAO es el documento que decide la calidad real de la plataforma que la administración o la gran empresa va a utilizar durante los próximos 3-5 años. Un pliego bien construido filtra a los proveedores que no pueden entregar lo necesario y permite comparar ofertas sobre criterios homogéneos. Un pliego mal construido deja fuera a soluciones adecuadas o incorpora requisitos innecesarios que elevan el precio sin aportar valor. Esta guía explica qué debe incluir un pliego técnico de GMAO: requisitos funcionales imprescindibles versus valorables, requisitos no funcionales (rendimiento, seguridad, disponibilidad), Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA), tratamiento y protección de datos conforme a GDPR, plan de implantación y formación, criterios de valoración ponderada de ofertas y errores habituales que invalidan el procedimiento o fuerzan modificados posteriores. Para validar los requisitos de tu pliego con una plataforma real en el plan gratuito antes de redactar el documento final, puedes iniciar prueba gratuita de OxMaint sin tarjeta de crédito.
Contratación Pública · Guía de Pliego Técnico 2026
Pliego para Licitar un Software GMAO: Requisitos Clave
Qué incluir y cómo estructurarlo: requisitos imprescindibles y valorables, SLA, protección de datos, formación y criterios de valoración ponderada.
Imprescindibles
Requisitos de solvencia técnica
OT, preventivo, activos, inventario
App móvil iOS y Android
Datos alojados UE con GDPR
SLA disponibilidad 99 % mínimo
Soporte en español
Valorables
Criterios de puntuación adicional
Códigos QR y NFC integrados
Modo offline en app móvil
API REST documentada
Multi-planta ilimitado
Cumplimiento RITE/RIPCI preconfigurado
Estructura estándar de un pliego técnico de GMAO
Un PPT de software GMAO sigue habitualmente la estructura normalizada de los pliegos de contratación de servicios de la administración pública española, con secciones específicas para el ámbito técnico del software. Esta es la estructura estándar que debe seguir un pliego robusto.
01
Objeto del contrato
Suministro, implantación, formación y mantenimiento de una plataforma SaaS GMAO para la gestión del mantenimiento de los activos de la entidad contratante. Alcance geográfico, temporal y funcional claramente delimitado.
02
Alcance funcional
Inventario y catalogación de activos a gestionar, número de usuarios concurrentes previstos, número de órdenes de trabajo mensuales esperadas, planes preventivos a configurar. Datos cuantitativos que permitan dimensionar la oferta.
03
Requisitos funcionales imprescindibles
Lista cerrada de funcionalidades que la plataforma debe cumplir obligatoriamente para pasar el filtro de solvencia técnica. El no cumplimiento de cualquiera implica exclusión de la licitación.
04
Requisitos no funcionales
Rendimiento, disponibilidad, seguridad, escalabilidad, accesibilidad. Específicos para plataforma SaaS: ubicación de los datos, cifrado, backups, planes de continuidad y recuperación ante desastres.
05
Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA)
Disponibilidad mínima garantizada mensual, tiempo de respuesta a incidencias por nivel de criticidad, tiempo de resolución, horario de soporte, penalizaciones por incumplimiento del SLA.
06
Protección de datos (GDPR + LOPDGDD)
Obligación del adjudicatario de firmar acuerdo de encargado de tratamiento conforme al art. 28 del RGPD y a la LOPDGDD española. Ubicación de los datos en el EEE. Medidas técnicas y organizativas de seguridad.
07
Plan de implantación
Hitos, calendario, responsables por parte del adjudicatario y de la entidad contratante. Fases: análisis inicial, carga de datos maestros, configuración, pruebas, puesta en producción, estabilización.
08
Formación del personal
Horas mínimas de formación por tipología de usuario (administrador, responsable, técnico de campo, consulta). Modalidad (presencial, remota, mixta). Documentación en castellano. Formación de refresco posterior.
09
Criterios de valoración y ponderación
Peso de criterios económicos versus técnicos. Fórmulas de valoración. Cumplimiento de requisitos valorables puntuable. Umbral mínimo para pasar a valoración económica si procede.
10
Condiciones económicas y plazos
Presupuesto base de licitación. Duración del contrato (habitualmente 2-4 años con posible prórroga). Revisión de precios si aplica. Facturación periódica con mensualidad o anualidad del SaaS.
Valida la estructura con un piloto previo
Antes de redactar el pliego final, valida los requisitos funcionales con un piloto real en el plan gratuito de OxMaint. Construye el pliego sobre requisitos verificados en vez de especificaciones ideales.
Prueba Gratuita
Requisitos funcionales imprescindibles
Los requisitos funcionales imprescindibles son la línea de solvencia técnica: cualquier oferta que no los cumpla debe quedar excluida. Deben redactarse de forma objetiva, verificable y no discriminatoria conforme al TRLCSP. Puedes verificar que OxMaint cumple los 6 imprescindibles abriendo una cuenta gratuita y probándolos directamente.
Gestión completa de órdenes de trabajo
Creación manual y automática, asignación a técnicos, estado en tiempo real, firma digital del técnico, foto adjunta, materiales imputados, horas registradas, cierre con validación.
Mantenimiento preventivo configurable
Programación por fecha calendario, por horas de uso del activo y por condición medida. Generación automática de OT en el momento programado. Alertas anticipadas a los responsables.
Jerarquía de activos multi-nivel
Estructura padre-hijo configurable (planta — sistema — subsistema — equipo — componente). Ficha técnica por activo con campos personalizables. Historial completo de intervenciones por activo.
App móvil nativa iOS y Android
Aplicación disponible en App Store y Google Play. Ejecución de OT desde móvil con foto, firma y validación. Sincronización con la plataforma web en tiempo real.
Interfaz y soporte en castellano
Interfaz web y móvil completamente localizada en castellano. Documentación en castellano. Soporte técnico atendido por personal hispanohablante en horario laboral europeo mínimo.
Alojamiento de datos en EEE
Datos y copias de seguridad alojados en infraestructura cloud dentro del Espacio Económico Europeo. Cumplimiento nativo del RGPD. Acuerdo de encargado de tratamiento firmable conforme a la LOPDGDD.
Requisitos valorables adicionales
Los requisitos valorables son funcionalidades que no son imprescindibles pero aportan valor diferencial. Ponderación típica en el baremo técnico: 40-60 % del total técnico.
Modo offline en app móvil
Ejecución de OT sin conexión a internet, con sincronización automática al recuperar conectividad. Crítico para operaciones en subestaciones, salas técnicas, sótanos o emplazamientos con mala cobertura.
+8 puntos
Códigos QR y NFC integrados
Generación de etiquetas QR imprimibles por activo. Escaneo desde app móvil con acceso directo a la ficha del equipo. Reducción del tiempo de identificación en campo y de los errores de OT.
+6 puntos
API REST documentada
API pública con documentación OpenAPI/Swagger para integración con ERP municipal, portal del ciudadano, GPS flota u otros sistemas de la entidad. Autenticación OAuth 2.0.
+6 puntos
Cuadros de mando configurables
Dashboards personalizables por perfil (responsable, interventor, dirección). KPIs de mantenimiento (MTBF, MTTR, cumplimiento preventivo). Exportación a PDF y Excel para portal de transparencia.
+5 puntos
Cumplimiento normativo preconfigurado
Planes preventivos y plantillas de inspección preconfiguradas para RITE, RIPCI, Legionella, F-Gas, piscinas, parques infantiles. Reduce tiempo de implantación y asegura cobertura normativa.
+5 puntos
Multi-planta y multi-centro ilimitado
Soporte nativo para gestión de múltiples edificios, ubicaciones o centros con jerarquía propia y centros de coste independientes. Sin sobrecoste por número de ubicaciones.
+5 puntos
Requisitos no funcionales y SLA
Los requisitos no funcionales y el SLA definen la calidad del servicio contratado. Deben ser cuantificables y verificables con penalizaciones claras por incumplimiento.
| Parámetro |
Mínimo exigible |
Valorable superior |
| Disponibilidad mensual (uptime) |
99,0 % |
99,9 % con compensación |
| Tiempo respuesta incidencia crítica |
4 horas laborables |
1 hora 24x7 |
| Tiempo respuesta incidencia alta |
1 día laborable |
4 horas laborables |
| Tiempo respuesta incidencia media |
3 días laborables |
1 día laborable |
| Horario de soporte |
Laboral peninsular 9-18 h |
Extendido 24x7 por nivel |
| Frecuencia de copias de seguridad |
Diaria con 30 días retención |
Cada 6h con 90 días retención |
| RPO máximo (recovery point objective) |
24 horas |
4 horas o inferior |
| RTO máximo (recovery time objective) |
8 horas |
2 horas o inferior |
| Cifrado en tránsito |
TLS 1.2 mínimo |
TLS 1.3 |
| Cifrado en reposo |
AES-256 |
AES-256 con gestión clave propia |
| Certificaciones de seguridad |
Declaración responsable |
ISO 27001 vigente |
OxMaint cumple los umbrales exigibles
Alojamiento EEE con GDPR, cifrado TLS 1.3 y AES-256, backups diarios con retención, soporte en español en horario europeo. Pide documentación técnica para incluirla en tu pliego.
Prueba Gratuita
Criterios de valoración y ponderación
La valoración ponderada de ofertas separa típicamente criterios técnicos y criterios económicos. La ponderación concreta varía por entidad y tipo de contrato, pero esta es una distribución estándar razonable para licitación de software GMAO. Pide a OxMaint la documentación técnica necesaria para incluir en tu memoria técnica como licitador.
40 %
Oferta económica
Precio total ofertado (licencias, implantación, formación, mantenimiento). Fórmula habitual: puntuación inversamente proporcional al precio con corrección por baja temeraria.
35 %
Oferta técnica funcional
Cumplimiento de requisitos valorables adicionales (ver sección anterior). Puntuación por el número de requisitos valorables cumplidos y su calidad de implementación.
15 %
Plan de implantación y formación
Calidad, detalle y realismo del cronograma propuesto. Metodología. Número y perfil de los recursos asignados. Modelo de formación. Materiales en castellano.
10 %
Mejora del SLA
Oferta de niveles de servicio superiores al mínimo exigido (uptime > 99 %, tiempos de respuesta más cortos, soporte extendido). Compromiso contractual con penalizaciones por incumplimiento.
Errores comunes en pliegos de GMAO
Estos son los errores más frecuentes que invalidan procedimientos de licitación, fuerzan modificados posteriores o resultan en adjudicaciones a soluciones inadecuadas. Prevenirlos con un piloto previo en plan gratuito es la práctica recomendada antes de redactar el documento final.
Requisitos técnicos discriminatorios
Exigir funcionalidades redactadas de forma que solo una plataforma concreta pueda cumplirlas (por ejemplo, nombres comerciales de módulos, flujos específicos). Riesgo de impugnación por discriminación conforme al TRLCSP.
Alcance funcional sobredimensionado
Pedir módulos avanzados (predictivo IA, gemelos digitales, integraciones ERP enterprise) que la entidad no va a usar en los próximos 2 años. Infla el precio del contrato sin beneficio real.
SLA inconsistente o no verificable
Exigir disponibilidad del 99,99 % sin métrica de medición ni penalizaciones por incumplimiento, o tiempos de respuesta no auditables. Convierte el SLA en una declaración sin efecto real.
Olvidar protección de datos
No exigir expresamente la firma del acuerdo de encargado de tratamiento, no especificar ubicación de los datos ni medidas de seguridad. Genera riesgo legal y rechazo posterior por la Agencia Española de Protección de Datos.
Ponderación mal calibrada
Ponderación económica superior al 60 % lleva a adjudicar al más barato aunque no cumpla técnicamente. Ponderación económica inferior al 25 % invalida el objetivo competitivo. El rango 35-50 % es el equilibrio recomendado.
Plazo de ejecución poco realista
Exigir implantación en 2-4 semanas para operaciones complejas con cientos de activos y usuarios. Genera ofertas poco creíbles o retrasos y modificados posteriores. 2-4 meses es realista para implantaciones medianas.
Preguntas frecuentes sobre pliegos de GMAO
¿Puedo exigir cumplimiento de normativas específicas en el pliego?
Sí, siempre que las normativas sean aplicables al objeto del contrato y no se redacten de forma discriminatoria. Por ejemplo, un ayuntamiento puede exigir que la plataforma permita gestionar los planes preventivos exigidos por el RITE RD 178/2021, el RIPCI RD 513/2017 y el RD 487/2022 de Legionella si va a gestionar edificios, instalaciones contraincendios y piscinas. Lo que no puede hacer es exigir "estar certificado por un organismo X" si esa certificación no es un requisito legal objetivo.
¿Qué duración recomendáis para el contrato?
Para software SaaS GMAO, la duración recomendada es de 2 años con una o dos prórrogas anuales posibles, hasta un máximo de 4 años totales. Esto da estabilidad al adjudicatario para amortizar la implantación y permite al contratante salir del contrato si la plataforma no cumple expectativas al final de cada período. Contratos superiores a 4 años generan dependencia excesiva del proveedor; contratos inferiores a 2 años no amortizan la inversión de implantación.
¿Debo exigir ISO 27001 al adjudicatario?
Depende del tamaño del contrato y de la sensibilidad de los datos. Para contratos pequeños y datos no especialmente sensibles, una declaración responsable sobre medidas de seguridad conforme al RGPD es suficiente. Para contratos grandes, datos sensibles (sanidad, seguridad, infraestructuras críticas) o grandes volúmenes de usuarios, exigir ISO 27001 vigente es razonable y proporcional. Como requisito valorable (no imprescindible) siempre es defensible.
¿Puedo pedir una prueba del software antes de adjudicar?
Sí. El PPT puede exigir que los licitadores proporcionen acceso a una demo funcional o a un entorno de pruebas durante la fase de valoración técnica, con tareas específicas que el equipo técnico de la entidad verifica como parte del baremo. También se puede exigir una presentación técnica en vivo. Esto evita adjudicar a una plataforma que sobre el papel cumple pero en la práctica no es usable.
¿Qué pasa si una oferta incumple un requisito imprescindible pero el resto es excelente?
Si el pliego ha redactado el requisito como imprescindible (de solvencia técnica), la oferta debe ser excluida sin pasar a valoración. Esta es la función de los requisitos imprescindibles: filtrar antes de puntuar. Si posteriormente se detecta que el requisito excluido no era realmente imprescindible, el pliego estaba mal redactado y debe revisarse el diseño para próximas licitaciones. Nunca se debe "flexibilizar" el imprescindible a posteriori; esto invalidaría el procedimiento.
¿Cómo valido los requisitos antes de redactar el pliego?
La mejor práctica es ejecutar un piloto previo con una o varias plataformas en modo gratuito o demostración durante 60-90 días. OxMaint ofrece plan gratuito indefinido sin tarjeta de crédito, lo que permite al equipo técnico municipal probar funcionalidades reales, identificar carencias y validar qué requisitos son realmente imprescindibles y cuáles son valorables antes de redactar el pliego final. Esto genera un pliego mucho más preciso y evita modificados posteriores por requisitos mal dimensionados.
Valida tu Pliego con un Piloto Real Antes de Licitar
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