Saber cómo elegir un GMAO evita el error más caro del mantenimiento: comprar un software que nadie acaba usando. Esta guía reúne 20 criterios agrupados en seis bloques (funciones, movilidad, integraciones, soporte, seguridad y precio) para que puedas comparar con método. Si aún no tienes claro el panorama, empieza por el mejor software GMAO y CMMS y por la diferencia entre GMAO, CMMS y EAM.
3 decisiones previas a comparar
¿Qué quieres resolver: menos averías, control de repuestos, auditorías, KPIs? Escríbelo antes de ver ningún software.
Mantenimiento, producción, compras, contabilidad, seguridad informática y dirección deben opinar desde el inicio.
Empieza por los equipos críticos y amplía después. Un alcance excesivo alarga la implantación.
Funciones
Pregunta: ¿Puedo crear, asignar, priorizar y cerrar órdenes con fotos, tiempos y repuestos usados?
Alerta: Solo permite avisos o tickets sin seguimiento del coste.
Pregunta: ¿Programa por calendario, horas de uso o contadores y genera las órdenes solo?
Alerta: Obliga a crear cada tarea a mano o solo admite fechas fijas.
Pregunta: ¿Cada equipo tiene ficha, jerarquía, documentos y todo su historial de intervenciones?
Alerta: El historial no se puede consultar por equipo ni exportar.
Pregunta: ¿Controla stock por ubicación, mínimos y consumo asociado a cada orden?
Alerta: El inventario es un módulo aparte, de pago o sin vínculo con las órdenes.
Movilidad y uso
Pregunta: ¿El técnico puede ver, ejecutar y cerrar órdenes desde el móvil, con fotos y firma?
Alerta: La «app» es solo la web adaptada o le faltan funciones clave.
Pregunta: ¿Funciona en sótanos, naves o zonas sin cobertura y sincroniza después?
Alerta: Exige conexión constante para cerrar una orden.
Pregunta: ¿Un técnico nuevo cierra una orden tras una formación breve y sin manual?
Alerta: Formularios con 15–20 campos para una tarea sencilla (Fabrico señala esto como causa de abandono; es un proveedor del sector).
Integraciones y datos
Pregunta: ¿Hay API documentada para conectar con otros sistemas, y está incluida en el plan?
Alerta: La API no existe, no está documentada o se cobra aparte.
Pregunta: ¿Se conecta con tu ERP para compras, inventario y costes?
Alerta: Solo promete integraciones «a medida» sin plazo ni precio.
Pregunta: ¿Puedes importar tu Excel actual y exportar todos tus datos en formatos abiertos si te vas?
Alerta: No puedes llevarte tus datos o hacerlo cuesta dinero.
Soporte e implantación
Pregunta: ¿Hay soporte en español, con horario y canal claros, y documentación en tu idioma?
Alerta: Soporte solo en inglés o sin horario ni tiempos de respuesta.
Pregunta: ¿Cuánto tarda en estar operativo con tus equipos reales: días, semanas o meses?
Alerta: Proyecto largo con consultoría obligatoria antes de empezar.
Pregunta: ¿La formación está incluida o se cobra por horas?
Alerta: Formación cobrada aparte: la comparativa de Oxmaint cita tarifas de 150–300 €/hora en soluciones empresariales.
Pregunta: ¿Puedes probar con tus propios datos, sin tarjeta y sin compromiso?
Alerta: Solo ofrece una demo guiada con datos de ejemplo.
Seguridad y cumplimiento
Pregunta: ¿Dónde se alojan los datos, cada cuánto hay copias y qué dice el contrato sobre RGPD?
Alerta: No te dicen dónde están tus datos ni cómo los recuperas.
Pregunta: ¿Puedes definir quién ve, crea, aprueba o borra, por planta o por equipo?
Alerta: Todos los usuarios tienen los mismos permisos.
Pregunta: ¿Queda registro de quién cambió qué y cuándo, útil para auditorías?
Alerta: Los cambios se sobrescriben sin registro.
Precio y escalabilidad
Pregunta: ¿El precio está publicado y se entiende: por usuario, por activo o por módulo?
Alerta: Todo «consultar» sin rangos ni condiciones.
Pregunta: ¿Hay costes de implantación, módulos extra, API, almacenamiento o salida?
Alerta: Costes de implantación aparte: la comparativa de Oxmaint cita entre 3.000 y 30.000 € en soluciones empresariales.
Pregunta: ¿Aguanta más usuarios, activos y plantas sin cambiar de herramienta ni de plan?
Alerta: Penaliza el crecimiento con saltos de precio bruscos.
Cómo puntuar la checklist
- Marca los imprescindibles. Elige los criterios sin los cuales no puedes trabajar.
- Puntúa cada herramienta de 0 a 2. 0 = no cumple, 1 = cumple en parte, 2 = cumple del todo.
- Da doble peso al precio si el presupuesto es tu límite. La comparativa de Oxmaint aplica una metodología similar, con el precio ponderado.
- Descarta si falla un imprescindible, aunque la puntuación total sea alta.
| Puntuación (sobre 40) | Lectura orientativa |
|---|---|
| 32–40 | Candidato sólido: pásalo a prueba real. |
| 22–31 | Revisa qué criterios fallan y si son imprescindibles. |
| Menos de 22 | Probablemente no encaja con tu operación. |
Los tramos son orientativos; ajústalos a tu caso.
La prueba de 5 tareas con tus datos
- Importa tu lista de equipos desde Excel.
- Crea una orden correctiva y ciérrala desde el móvil.
- Programa un plan preventivo por calendario y por contador.
- Registra un consumo de repuesto y comprueba el stock.
- Saca un informe de MTTR y cumplimiento del preventivo.
Si una de las cinco tareas es lenta o imposible, lo será también el día a día. Para el cálculo de indicadores consulta la guía de KPIs de mantenimiento.
Errores frecuentes al elegir
Una demo con datos de ejemplo siempre funciona. Prueba con los tuyos.
Suma implantación, formación, módulos y salida.
Si el equipo de campo no lo adopta, los datos no se registran.
Guías relacionadas
Preguntas frecuentes sobre cómo elegir un GMAO
1¿Cuántos criterios debo evaluar al elegir un GMAO?
2¿Cuál es el criterio más importante?
3¿Cuánto tiempo debo dedicar a la evaluación?
4¿Quién debe participar en la decisión?
5¿Cómo comparo precios entre GMAO distintos?
6¿Puedo empezar con una opción gratuita?
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